Ya conocéis a Luis E. Vásquez (Colombia) gracias a la serie Nuevos horizontes: OpenOffice.org 2.0 que venimos publicando últimamente en nuestro web. Esta serie de entregas se publicaron originalmente en las listas de correo del proyecto en lengua española de OpenOffice.org.

En las mismas, Luis nos vuelca su experiencia empresarial en capacitación y consultoría en sistemas de automatización de oficina, anticipándonos algunas de las novedades que traerá la versión 2.0 de OpenOffice.org y sugiriéndonos diferentes aspectos de uso y configuración del programa para facilitar la migración desde entornos dominados por Microsoft Office.

Ahora nos complace presentar el Plan detallado de consultoría y formación que Luis ha desarrollado precisamente para implementar soluciones de automatización de oficina en base a OpenOffice.org.

Dísfrutadlo y aprovechaos del conocimiento que aquí se vuelca.

Objetivos:

• El Objetivo primario del proyecto es crear una conciencia corporativa clara sobre OpenOffice.org definiendo su alcance, nivel de uso en las tareas cotidianas, e incorporación en los sistemas de Información y/o misión critica de la organización.
• Modificar sustancialmente la aptitud paradigmática, que el personal tiene sobre las capacidades y niveles operativos de OpenOffice.org, al compararlo con herramientas usadas previamente. Se debe demostrar con suficiencia que no sólo es una excelente herramienta que llena totalmente sus necesidades y que protege todo el trabajo realizado con herramientas anteriores, sino que es en definitiva la herramienta del futuro en la automatización de oficina y en la integración de todo tipo de flujos de trabajo en la corporación.
• Capacitar de manera suficiente y básica al usuario estándar de Microsoft Office, demostrando de manera contundente que la curva de reentrenamiento prácticamente no existe, que el producto es de uso bastante simple y que el usuario puede operarlo eficientemente de forma muy intuitiva.
• Capacitar suficientemente al personal técnico de la entidad, para el soporte, instalación y mantenimiento posterior del producto. Es importante hacer énfasis en el fortalecimiento del Help Desk, usando los recursos corporativos y los servicios implementados en la red local actual.
• Crear una Base de Datos de Conocimiento, sobre el uso y aprovechamiento productivo de herramientas modernas de automatización de oficina, lo que se fortalecerá con el tiempo, y que deberá ser mantenida y actualizada por el área de soporte técnico.
• Desarrollo integral de un proyecto de estandarización en el manejo de formularios y protocolos de comunicación, creando una cultura institucional de protección y valoración interna y externa de la imagen corporativa de la institución.
• Empoderar a todo el personal de la compañía, con las herramientas de automatización de oficina, mostrando su real capacidad de integración con los procesos productivos y administrativos de la entidad.

Estrategias:

• La dirección de la Empresa comunicará de manera abierta, escrita y oficial a toda la organización la decisión tomada. Esto debe hacerse en la Web, en los periódicos o publicaciones institucionales y finalmente en carta dirigida a cada una de las personas vinculadas en las áreas administrativa, productiva y de control. Esto debe hacerse en una nota corta, que enumere los puntos de soporte de la decisión y sus grandes beneficios y que ademas invite cordialmente a hacerse participe del proyecto, terminando con la firma de uno o dos de directivos más notables (Gerencia, Presidencia, Junta directiva, etc.).
• Seleccionar un grupo piloto, máximo de diez personas, que sean claramente identificables como usuarios de alto potencial en el uso, divulgación y exploración de nuevas tecnologías. Este grupo puede estar configurado por dos personas del área de producción, cuatro del área administrativa, dos del área de ventas y finalmente dos del área técnica de informática. Este grupo deberá ser sometido a un proceso particular de sensibilización y conocimiento detallado de la herramienta. Este proceso se desarrollará en dos reuniones de dos horas. Este grupo será entrenado de manera independiente en la fase de formación básica del producto, mostrada en un punto posterior de este plan.
• Plan general de sensibilización dirigido en su primera etapa al personal administrativo, productivo y de ventas, que se realiza en reuniones tipo auditorio para grupos numerosos de personas en las instalaciones de la institución y con una duración de dos horas. Para este evento pueden aprovecharse algunos espacios, que para capacitación y/o divulgación de diferentes temas son usados de manera frecuente por el área de recursos humanos.
• Plan general de divulgación y status del producto a nivel local, nacional e internacional, comunicando de manera periódica en la Web y en las publicaciones institucionales las noticias más importantes, que muestren de manera real el posicionamiento actualizado de OpenOffice.org y sus productos relacionados. También se publicaran manuales, documentos, plantillas, áreas de consulta y soporte públicos y en general todo tipo de información que ayude a profundizar y optimizar el uso de la herramienta.
• Plan general de capacitación básica de usuarios en OpenOffice.org; este es un programa formal de entrenamiento, que en cursos de ocho horas y en grupos de máximo 15 personas, formará de manera suficiente en el uso de la herramienta a todos los funcionarios de la empresa. Esta fase se desarrollara en las instalaciones de la institución usando sus propios recursos. El plan detallado de este seminario se incluye como parte de este documento.
• Plan de entrenamiento de personal técnico y de soporte; en este punto se deben formar dos o tres personas del área de informática, que de manera eficiente sean el soporte posterior para el mantenimiento, instalación, distribución y entrenamiento básico del producto. Este punto se realiza en un seminario especializado de 25 horas y cuyo programa detallado se incluye al final de este documento.
• Publicación periódica en la web de la institución, de sugerencias y procedimientos optimizados que muestren, informen y capaciten sobre características notables y/o avanzadas del producto. Esta será una función realizada semanalmente por el grupo de soporte Técnico entrenado en el punto anterior.
• Formación avanzada en diferentes áreas de OpenOffice.org, dirigidas a usuarios de áreas especificas que desarrollen con la herramienta aplicaciones, formularios, diálogos y/o procesos interactivos integrados en las aplicaciones corporativas de la entidad. También aquí se incluyen usuarios avanzados en la creación y publicación de documentos profesionales de texto, desarrolladores avanzados de ideas creativas con herramientas de dibujo y presentación. En este documento se incluye una descripción detallada de temas y contenidos avanzados del producto.
• Elaboración de un plan detallado para el proyecto de "estandarización de formularios y protocolos de comunicación corporativa”, que doten a la entidad de una herramienta estándar y general para ser usada como elemento único de comunicación corporativa, dentro y fuera de ella.

Seminario Básico de OpenOffice.org para Usuarios Microsoft Office (10 horas)

CONTENIDO:

• Interfaces del Usuario configuración, personalización y optimización.
• Integración de las herramientas de OpenOffice.org, la hoja de calculo, el procesador de texto, el navegador, el estilista y las fuentes externas de datos.
• Procesador de texto:
• Carga, creación, edición, impresión, almacenamiento y protección de documentos de texto.
• Manejo de tablas, calculo automático, listas.
• El concepto de estilos y secciones
• Formato y presentación de un documento, encabezados, pie de pagina, notas al pie, estilo de pagina, párrafo y carácter.
• Numeración y procesos automáticos para la estructuración de un documento, encabezados diferentes niveles, esquema de numeración, tipos de viñetas y numeración y generación de índices.
• Protección y aseguramiento de documentos de texto.
• Combinación de correspondencia, elaboración de sobres y etiquetas, documentos a dos o más columnas.
• Hoja de calculo:
• Carga, creación, edición, impresión, almacenamiento y protección de hojas de calculo.
• Manejo de celdas, constantes, literales y formulación, calculo automático, creación y administración de listas.
• El concepto de Estilos y Secciones
• Formato y presentación de una hoja de calculo, encabezados, pie de pagina, notas al pie, estilo de pagina,y celdas.
• Protección y aseguramiento de una hoja de calculo.
• Análisis de Datos, generación y mantenimiento de subtotales, consolidación, filtros de diferentes tipos, tablas dinámicas y procesos de clasificación.
• Optimización, diseño, manejo de bases de información, nombramiento y definición de rangos, formulación optimizada.
• Trucos y optimización de impresión.
• Enlace con el correo electrónico y las otras herramientas de OpenOffice.org. (Presentación, navegador de Internet, manejador de objetos).
• Creación, edicion y mantenimiento de Presentaciones y herramientas de graficacion y Dibujo (OpenImpress y OpenDraw).

METODOLOGIA:

Este seminario se realiza con las siguientes directivas:

• Se debe disponer de un equipo informático por participante, equipado con OpenOffice.org en Español con todas sus herramientas de lingüística (corrección ortográfica, separación silábica y tesauros). Este equipo debe tener como mínimo la siguiente configuración: Procesador Intel o compatible de mínimo 400mhz, 64 mb de RAM (deseable 128 Mb), disco duro con 250MB de espacio libre, ratón, teclado, monitor color, unidad de CD ROM o conexión red local.
• Durante toda la realización del seminario se tiene la asistencia de un proyector en el aula de clase.
• Este seminario esta planeado para personal con experiencia previa en cualquier otra herramienta de automatización de oficina tales como: MS Office, Lotus SmartSuite, Office 2000 de Corel, Word Perfect y con operación básica de estaciones tipo Windows 9x/2000/nt/xp o cualquier versión de Linux.

A cada participante se le entrega el siguiente material: (en formato digital)

• Manual en Español "OpenOffice para usuarios de MS Office", excelente manual de referencia dirigido a usuarios que de manera cotidiana han usado MS Word, MS Excel y MS Powerpoint.
• Manual en Español "OpenOffice para Dummys", este es el manual de trabajo y seguimiento para el seminario aquí ofrecido.
• Grupo de 150 ejemplos y/o plantillas para diferentes actividades y procesos típicos administrativos.
• Los instaladores completos de OpenOffice.org incluyendo las herramientas de lingüística.
• Los instaladores completos de OpenOffice 2.0 versión beta en Español. incluyendo las herramientas de lingüística.
• Certificado de Asistencia

Programa de Capacitación (Help Desk) Soporte Técnico OpenOffice.org (15 horas)

CONTENIDO:

• Optmización del Ambiente de Estacion de trabajo ( W9x, w2000, Wnt ws y Wxp)
• Optimización de los recursos de almacenamiento y dispositivos de disco duro. Optimizacion de particiones en el (los) disco (s) duro(s).
• Configuración y optimización de memoria bajo Windows 9x.
• Configuración y optimización de memoria bajo W2000/Wnt/WXp
• Definición adecuada del archivo de intercambio win386.swp como un factor de memoria ram disponible y area de disco.
• Instalacion óptima de OpenOffice.org
• Instalación Standalone
• Instalación de Red Local
• Instalació de Cliente
• Instalación de Cliente delgado usando cliente ICA, Terminal/Metaframe
• Instalación Combinada (StandAlone/cliente).
• Instalación silenciosa usando archivos de respuesta o montaje y distribución de la aplicacion. Instalación distribuida.
• Configuracion de OpenOffice.org
• Configuración y estructura de los archivos de Usuario.
• Configuración y estructura de los archivos de Servicio en el cliente,
• Configuración y estructura de los Archivos compartidos.
• Instalación y distribución automatica de archivos de configuración de usuarios de acuerdo a sus requerimientos de uso.
• Perfiles de Usuario Terminal/W9x/W2000/Wnt.
• Mantenimiento del Producto en Instalaciones de Usuario Final.
• Modificación, recuperación y mantenimiento de instalaciones de OpenOffice.org
• Conocimiento detallado de OpenOffice.org :
• Interfaz del Usuario configuración, personalización y optimización.
• Múltiples tareas, configuración y optimización.
• Manejo del Visor general (fuentes de datos, galería, documentos,etc)
• Integración de las herramientas de OpenOffice.org. El navegador, el estilista y las fuentes externas de datos. Web Query y herramientas de consulta automatica en Internet.
• Procesador de textos: conceptos básicos y manejo de tablas.
• Hoja de cálculo: Capacidades, optimización, diseño, manejo de bases de información, nombramiento y definición de rangos, formulación optimizada, trucos y optimización de impresión, enlace con el correo electrónico y las otras herramientas de star Office. (Presentación, navegador de Internet, manejador de objetos).
• Procesador de texto: Manejo de tablas, manejo de cálculo automático, listas y mezclas de correos, elaboración de sobres y etiquetas, columnas periodísticas.
• Enlace directo con herramientas de Correo y de manejo de agenda. Procedimientos estándar para compartir archivos desde y/o hacia MS Office XP/2000/97/95, Lotus SmartSuite, Word Perfect, etc.
• Uso y actualización automática de fuentes externas de datos residentes en cualquier tipo de archivo, de su disco duro, en la red, en la Intranet o en Internet.
• Elaboración de macros y StarBasic, definición de eventos, programación y automatización de procesos de flujos de trabajos en la oficina.
• Nociones generales de bases de datos y su uso dentro de diferentes textos. (Combinación de correspondencia, elaboración de etiquetas y sobres, inserción de objetos y gráficos).

Programa detallado de capacitación Avanzada: (áreas diversas):

• Esta actividad se desarrolla en tres niveles; el primero dirigido a los usuarios generales que usan de manera estándar las herramientas de automatización de oficina; el segundo es un nivel básico dirigido al personal IT entrenándoles extensivamente en instalación, soporte de primer nivel, scripting y soporte vía email; el tercero también dirigido al personal de IT para suministrar soporte de segundo nivel que garantice la estabilidad del producto una vez finalizado el proceso de Migración. En la siguiente tabla se muestra la serie de cursos y los diferentes niveles de aprendizaje que se ofrecen, mostrando de manera clara el tipo de auditorio y la formación proyectada:

  Tema	Formar como:
  Seminario Básico (8 horas)	Usuarios iniciales e intermedios de suites de oficina
  Migración MS Office a OpenOffice.org (8 horas)	Usuarios iniciales e intermedios de MS Office
  Curso HelpDesk (16 horas)	Personal para asistencia e instalación de OpenOffice.org
  Curso Avanzado Writer/Calc (16 horas)	Usuarios avanzados en metodología y características avanzadas de la hoja de calculo y procesador de palabra
  Desarrollo de ideas creativas (12 horas)	Usuarios en el desarrollo y creación de ideas usando Impress y draw.
  Conectividad y bases de datos (12 horas)	Usuarios de fuentes de datos, conectividad y diferentes agentes ODBC, JDBC, ADO, Oracle, MYSQL; además manejo administración y creación de Diálogos y Formularios y uso intensivo de la herramienta de Qwery (ANSI 92).
  Automatización de Procesos, creación y administración de Macros	Usuarios en el desarrollo de aplicaciones con las herramientas Api, en especial StarBasic y los componentes SDK del producto.

  Todos los temas enumerados son desarrollados en talleres de tipo práctico con el personal involucrado y en todos los casos se dispone para cada participante de su respectivo manual en Español y del Libro de trabajo o la serie de tareas a desarrollar durante el Seminario.

Proyecto Formularios y Protocolos de Comunicación:

Objetivo:

• Crear una herramienta estándar de comunicación institucional, que sea usada por todos los estamentos de la entidad. Este proyecto debe desarrollar una serie de formularios, protocolos y plantillas comunes, que sean almacenadas en recipientes magnéticos de la Intranet/Internet, para que posteriormente sirvan como elemento regular en el envío, administración, mantenimiento y almacenamiento de todo tipo información corporativa.

Metodología:
El Desarrollo exitoso de este proyecto podrá hacerse en tres etapas descritas a continuación:

• Creación del grupo líder del Proyecto, que debe ser constituido por un grupo máximo de tres personas de diferentes áreas de la entidad, involucrando también de manera directa al área administrativa o grupo coordinador del proyecto ISO 9000/9002. Su principal objetivo será diseñar e implementar los procesos y procedimientos para recolectar, almacenar y analizar los procesos de comunicación, usados de manera cotidiana en las actividades de transferencia de información dentro y fuera de la entidad.
• Creación de formularios y protocolos estándar, usando la metodología de Plantillas, disponible hoy de manera estándar en todas las herramientas informatizadas para la Creación y/o Administración Documental. En esta fase se crearán los manuales de: "Imagen Corporativa” y “Procedimientos Estándar de Comunicación” , que incluirán de manera clara todas las etapas para una Comunicación Efectiva.
• Capacitación general del personal de la institución para el uso adecuado de las nuevas políticas de protección de imagen corporativa y estándares de comunicación.

Ejecución:

• Levantamiento detallado de los procesos de comunicación en la entidad, que abarque tanto los eventos internos como externos y que sean claramente clasificados en procedimientos comunes (los que se usan todos los estamentos en una actividad determinada, así por ejemplo el envío de emails y sus correspondientes anexos), y procedimientos especiales que solo efectúan departamentos o áreas de investigación especiales. Esta labor no solo realizara el proceso de descripción, sino que deberá complementarlos con su contenido y estructura, para obtener como resultado final el manual de “Procedimientos Estándar de Comunicación”.
• Procedimiento descriptivo y documental de los procesos de comunicación. Cada evento deberá contener los siguientes constitutivos de documentación (no todos los documentos requieren los elementos descritos a continuación):
• Plan o layout del documento.
• Creación de una plantilla tipo, con sus correspondientes estilos, campos y demás elementos.
• Especificación de la plantilla estándar o default para los documentos de texto.
• Especificación de las plantillas asociadas al respectivo proceso.
• Procesos estándar de numeración y enlace de documentos.
• Uso de eslogan y logos institucionales.
• Uso y Publicación de tablas, encabezados, pies de pagina, notas al pie y notas al margen.
• Uso de tablas de contenido, bibliografías e índices.
• Elaboración del manual de “Imagen Corporativa”, que contenga de manera detallada la colección de logos comerciales y marcas registradas de la entidad. También una descripción de los eslogan y/o frases institucionales usadas de manera comercial o promocional. Este documento dimensiona de manera exacta cada uno de los componentes, definiendo además su ubicación, colores usados, fuentes y formatos. Este documento también incluye sus políticas de uso en documentos especiales como: currículos, certificados y en general toda información generada por el proceso productivo y/o administrativo de la Empresa.