Hacía tiempo que Luis E. Vásquez no nos iluminaba con sus documentos sobre migración de entornos MS Office a OpenOffice.org.

Es un placer volver a reencontrarnos con él, esta vez en un documento orientado a optimizar la instalación de nuestra suite ofimática en un entornos W9x.

Fase de Preinstalación:

Uno de los puntos mas débiles en windows 9x, es el deficiente manejo de la memoria Ram y de su muy importante asociada el área de Swap (espacio de su disco duro, vital para el acceso a datos y programas por parte del usuario). Debido a esta pobre característica un usuario típico de W9x, puede “...sufrir en un día típico de operación, varias pantallas azules...”, que son un evidente síntoma de BLOQUEO y falla total de operación del equipo.

Otro punto bastante débil en sus sistema de archivos, es la “..segmentación creciente con el tiempo , de las áreas de disco duro...”, lo que ocasiona en sus equipos un aumento sustancial de sus tiempos de respuesta y por consiguiente una pobre productividad, que se vuelve critica en tiempo y que no es recuperada hasta “...que no se re formatee o de fragmente el correspondiente disco duro y se reinstalen los aplicativos y elementos requeridos del respectivo usuario.

En esta fase se recomienda realizar las siguientes actividades (todas estan estrechamente relacionadas), en lo posible en el orden mostrado a continuación:

1. Desinstalar, si existen todas las versiones previas de OO.org.. Tenga cuidado al “borrar todos los archivos”, pues en algunas de las instalaciones anteriores algunos usuarios almacenaban información en áreas creadas y mantenidas por OO.org.
2. Usar una herramienta simple para realizar “.... una limpieza detallada ...” del registro de la correspondiente máquina. Esto es especialmente importante en equipos que tienen una gran volatilidad en procesos de Instalación / actualización y remoción de aplicaciones.
3. De fragmentar el correspondiente disco duro. Esto se hace con el fin de reducir significativamente los tiempos de acceso a dicho dispositivo. Aunque W9x, tiene su programa para la De fragmentación es bastante ineficiente y puede consumir grandes cantidades de tiempo para realizar dicho proceso, por lo anterior recomiendo usar herramientas alternas como Norton Utilties o alguna otra herramienta Open Source. (en este punto seria bueno tener aportes de los usuarios de nuestra lista).
4. Redefinir el área de Swapping, no permitiendo que W9x la asigne y administre automáticamente y por el contrario manejarla manualmente de acuerdo a la siguiente formula: cuatro veces la ram del equipo mas 32Mb y asignando este valor, como área de swap el mismo valor para los campos “máximo” y “mínimo”.
5. Redefinir el correspondiente equipo como “servidor” (esto es solo nominal), en el área de optimización en “el sistema de archivos”. Esta es una característica “...que viene rezagada desde las viejas versiones de Windows para Trabajo en grupo o versión 3.1x, ” y que asignará a su disco mejor capacidad para el manejo lógico de “clusters de información”.
6. La última operación de esta fase es reiniciar el equipo, pues durante el nuevo proceso de “..carga y parametrización del kernell de W9x...”, se hará con las nuevas definiciones. Por experiencia comprobada en varios clientes, esto no solo mejorara el comportamiento total del equipo, sino que el “..comportamiento de OO.org será substancialmente auto-optimizado ...”

Conclusión Fase de Preinstalación:

Para algunos de nuestros amigos de la lista esta etapa lucirá no solo como “... inútil..”, pues puede llegar a consumir una cantidad significativa de tiempo, sino que en apariencia no tiene “...ninguna relación con el funcionamiento e instalación nuestro producto...”. Sin embargo puedo asegurarles, por una gran cantidad de experiencias previas, que esta actividad redunda de manera real y significativa en la estabilidad y eficiencia operativa de OO.org .

En la próxima entrega detallaré la fase correspondiente de Instalación, haciendo énfasis en que estas notas son dirigidas de manera especial a procesos de migración desde Ms Office (cualquier versión) a OO.org.

Fase de Instalación:

Siempre he sido un perfecto convencido de que en el ambiente Windows las instalaciones estándar de todo tipo de aplicaciones han sido diseñadas teniendo solo en mente “... facilitar de manera importante el proceso de uso y operación del usuario medio...”, por lo anterior la mayoría de las veces, los usuarios (por consiguiente me incluyo), solo “... aceptamos las opciones presentadas ...” con la tecla “Enter”, para concluir una instalación típica de la manera mas rápida posible.

No faltan también los usuarios que durante el mismo proceso siempre seleccionan “... instalación del usuario...”, instalando todas las funcionalidades del producto, sin importar ni los requerimientos de máquina, ni el tipo de usuario, ni el nivel de uso de la respectiva herramienta.

Por supuesto OpenOffice.org no escapa a esta característica y en la mayoría de los casos (según algunas de nuestras mas recientes experiencias) este numero se acerca al 90% del total de los equipos usados. Si además tenemos en cuenta que OO.org es un .componente informático funcionalmente integrado, “... esta instalación ciega ...”, siempre da como resultado una pobre y limitada operación de nuestro excelente producto, generando en el usuario rechazo inmediato, causado no solo por sus altos tiempos de carga y ejecución sino por su escasa estabilidad.

De estas circunstancias es de donde provienen los justificados y agresivos comentarios generados en ambientes de migración mal planeados y que por lo general desembocan en proyectos fallidos de cambio, que no solo demeritan injustamente nuestro producto, sino que le dan a la competencia focos reales de apoyo para vender, promover y divulgar sus costosas soluciones licenciadas comercialmente.

Por lo anterior se recomienda realizar el proceso de instalación en dichos ambientes siguiendo estas actividades en lo posible en la misma secuencia presentada:

1. Siempre determine de manera especifica el tipo de usuario que va a trabajar con nuestro producto, detallando de manera clara los componentes de la herramienta integrada que van a ser necesarios para la operación de sus actividades cotidianas, por supuesto la instalación se hará de acuerdo a dicha clasificación. Aquí existen algunos lineamentos que podrán ayudar de manera especial a la correcta tipificación de sus usuarios:
   
   1. Un operador que usa la suite de oficina para el desarrollo de cartas y comunicados corrientes, memorandos internos y externos y en general una serie de actividades íntimamente relacionadas con el uso de un procesador de palabra típico y ademas tiene contacto permanente con navegadores de Internet y herramientas básicas de correo electrónico, generalmente requieren Writer y Calc con todos sus componentes y las funciones básicas de Impress. En este usuario no deben instalarse por ningún motivo Draw, Base ni Math, además de los componentes opcionales todos deberán ser omitidos, salvo los filtros de imágenes, control de Activex y la nueva extensión de Windows Explorer recientemente adicionada.
   2. El mismo tipo de instalación deberá realizarse con usuarios típicos de las hojas de calculo, que además tienen constante interacción con navegadores de Internet y servicios múltiples de correo electrónico y labores asociadas. En casos especiales este tipo de usuarios tienen interacción con algunos motores de bases de datos y con sus herramientas de qwery, por lo que deberá instalarse el respectivo componente de HqSql y la correspondiente versión de RJE (Java Run Time en versión 1.4.x o posterior). En este usuario también deben omitirse la mayoría de los componentes opcionales del producto.
   3. Usuarios que crean presentaciones y desarrollan de manera cotidiana elementos visuales para la promoción, mercadeo, enseñanza y entrenamiento de todo tipo de bienes y servicios, deberán tener instalados además de los componentes planteados en el punto anterior, Draw e Impress, adicionándoles una buena galería de objetos que complemente la pobre disponibilidad de imágenes presentada en la versión estándar de OO.org. ( www.openclipart.org ). También en este tipo de usuario deben omitirse la mayoría de los componentes opcionales del producto.
   4. Personal del Help Desk o de soporte de su instalación, que ha sido capacitado para ayudar, entrenar y asistir a los usuarios del producto. Estos últimos deberán disponer en sus equipos de todos los componentes instalables de OO.org.
2. No instalar ni activar por ningún motivo la herramienta conocida como “Quick Launch” o “inicio Rápido”, pues en ambientes W9x esto aumenta de manera significativa los requerimientos para el manejo dinámico de los recursos de ram de su equipo, en lo que definitivamente W9x no es eficiente. Si se carga esta utilidad aumentaran de manera significativa las famosas “...pantallas azules ..”, por consiguiente sus “caídas” e interrupciones. Además su equipo “...no volverá a apagarse solo...” y tendrá que hacerlo interrumpiendo el suministro de corriente, lo que en W9x es desastroso y degenera de manera progresiva el rendimiento, instalación y operación regular de la respectiva estación.
3. Activar el área de “inicio rápido” en la barra de tareas de W9x.. Simultáneamente crear un Acceso rápido (ShortCut) de la aplicación, seleccionando para ello el correspondiente archivo ejecutable (soffice.exe, swriter.exe, scalc.exe, simpress.exe, smath.exe, sdraw.exe o sbase.exe), disponible en el subdirectorio “program” del área donde se instalo previamente el producto. Por ningún motivo usar para este propósito el ejecutable quickstar.exe pues esto activaría la carga del “quick Launch” de OO.org. No olvidar copiar el recién creado icono a la barra de de tareas de W95 en su sección de “inicio rápido”, y recomendar al usuario su uso continuo. En este punto puede aprovecharse para “...cargar de manera inmediata el servicio mas usado o deseado en el respectivo equipo..”.
4. Si usted tiene que compartir la instalación de OO.org con cualquier versión de Ms Office (en algunos procesos de migración es necesario tener ambos productos instalados, sobre todo en las etapas iniciales del cambio), no olvide dejar SIN MARCAR las respectivas opciones presentadas en el proceso de instalación en el formulario “Tipo de Archivo” y en el que se presenta una linea de opción para cada uno de los tipos de archivos de Microsoft Office (Documentos Microsoft Word, Hojas de calculo Microsoft Excel y Presentaciones de Microsoft PowerPoint). Este punto tiene especial importancia, pues en el caso de activar dichas opciones, se cambiaran totalmente las asociaciones de los archivos doc, .xls, xla, xlb, dot, ppt, pps, etc, asignándolas a OO.org, así cuando usted accione “doble click” en cualquiera de los archivos de este tipo, lo cargara de manera inmediata OO.org en lugar del respectivo componente de Microsoft Office. Esta última característica puede ser ventajosa cuando solo se tiene instalado OO.org, pues así el usuario que reciba en un correo, un anexo de Word (doc) , de Excel (xls) o de PowerPoint (ppt, pps) podrá “...cargar, leer, modificar y almacenar..” sin ninguna limitación el respectivo documento. Sin embargo puede también presentar algunas dificultades en ambientes con los dos productos instalados simultáneamente, pues el usuario quiere conservar las antiguas asociaciones de los archivos de Ms Office, en este punto pueden restablecerse las asociaciones perdidas con la siguiente linea de comando: winword.exe /regserver (debe suministrarse toda la ruta del respectivo ejecutable).

Conclusión Fase de instalación:

Para algunos de nuestros amigos de la lista esta etapa lucirá un poco elaborada y de difícil ejecución, sin embargo al realizarla de manera detallada por primera, no solo sera simple su posterior ejecución, sino que una vez desarrollada de manera estándar, se apreciaran de manera significativa, los excelentes resultados en los niveles de aceptación y uso del producto.

En la próxima entrega detallaré la fase correspondiente de Configuración que redondeara el proceso de instalación de OO.org en ambientes W9x. Por supuesto seguiré haciendo énfasis en que estas notas son dirigidas de manera especial a procesos de migración desde Ms Office (cualquier versión) a OO.org.

Fase de Configuración:

Después de realizar adecuadamente las dos fases anteriores, se deberá realizar la fase final de Configuración que en todos los casos hará énfasis en los procesos de migración y que podrá ser tomada como base no solo para Windows 9x, sino para cualquier Sistema Operativo en el que se encuentre instalado OO.org.

En esta fase se hace especial énfasis en la configuración de de Writer y Calc, que no solo representan un poco mas del 87% de los usuarios típicos de herramientas de oficina, sino que es el área de mayor impacto en los usuarios de Microsoft Office. A continuación se hacen una serie de recomendaciones “...que en apariencia no son significativas ...”, pero que en su conjunto representan un enorme paso en un proceso de cambio exitoso y adecuadamente planeado.

En su mayoría los pasos siguientes están eminentemente dirigidos a “...hacer sentir complemente cómodos y confortables ...”, a los antiguos usuarios de Microsoft Office.

1. Sin abrir ningún documento, del menú “Archivo-Asistentes-Instalar Diccionarios-Nuevos”, proceder a la instalación de las herramientas correspondientes de corrección ortográfica, separación silábica y sinónimos en su Idioma local y de manera inmediata cierre totalmente OO.org.
2. Cargue el producto recién instalado y “Abra” un nuevo documento de texto y active en su orden (no siempre será necesario), las siguientes opciones y características.
   
   1. Del menú VER desactive la opción “limites del texto”, esto se hace porque los usuarios de Ms Office “.. no están acostumbrados a visualizar las lineas horizontales y verticales que demarcan el texto...”, y porque además puede confundir a un usuario que al cargar un documento previamente creado con Word, perciba el documento “.... como des configurado...” y tome acciones inmediatas de rechazo en contra del uso de OO.org.
   2. Del menú VER, en la opción “escala”, active “Ancho de Pagina”, pues así es como Word presenta su visualización.
   3. Del menú “Formato-Carácter” seleccione como fuente, Arial en tamaño de 10 a 12 puntos. En Colombia este es el tipo de fuente y el tamaño recomendado por Icontec, para todo la creación de documentos. En el caso de cada país, se recomienda tomar su respectiva especificación local.
   4. Del formulario, “Formato-Pagina” activar las opciones “encabezado y Pie de pagina”, configurando en cada caso, las dimensiones usadas en la plantilla normal.dot usada, de manera estándar en su instalación.
   5. Del mismo formulario “Formato-Pagina-Pagina”, seleccionar formato “carta”, definiendo las mismas márgenes y la orientación usadas en la plantilla normal.dot.
   6. En el menú “herramientas-Opciones” realizar los siguientes ajustes:
      • En “OpenOffice.org-Memoria de Trabajo”, redefinir en las opciones “cache de Imagen” y “Memoria por Objeto” con los valores 128mb y 8mb respectivamente. Este cambio facilita grandemente la compatibilidad con documentos Word que tengan un numero considerable de imágenes y objetos OLE. En este mismo formulario reducir la opción “Deshacer-cantidad de pasos” a 50, este factor es especialmente critico en maquinas W9x con ram igual o menor a 64Mb. Tambien en este formulario percatarse de que la opción “inicio rapido de OpenOffice.org “, este desactivada.
      • En “Cargar/Guardar-General”, área de “guardar” activar las opciones: Crear siempre copia de Seguridad, Guardar Información de Recuperación y optimización tamaño para formato Xml y desactivar la opción “avisar si no va a guardar...” . Esta ultima es muy importante en usuarios Microsoft, pues desactiva de manera permanente el molesto aviso que sale en todo proceso de “guardar” o Guardar como”, cuando se trata de salvar cualquier documento en formato diferente al nativo ODT de OO.org.
      • En “Cargar/Guardar-Propiedades VBA” y “Cargar/Guardar-Microsoft Office”, active todas las casillas presentadas pues estas opciones tiene las funciones de: aceptar sin modificar todo el código VBA que contenga el documento, protegiendo su integridad para futuras ejecuciones en ambientes Microsoft Office, además hace compatible el manejo de imágenes y objetos OLE entre documentos generados en Ms Office, actualizados/mantenidos y/o modificados con OO.org y guardados de nuevo en formatos Ms Office, para que sean posteriormente compartidos/cargados sin dificultad por usuarios Ms Office.
      • En “Configuración de Idioma-Idiomas”, activar el idioma previamente instalado en la opción “Idioma predeterminado-Occidental”. Además si se quiere facilitar la creación de texto vertical tanto en documentos de texto como en hojas de calculo se deberán activar ambas opciones de “Asistencia para el Idioma Mejorada”.
      • En “OpenOffice.org Writer-Compatibilidad”, estar seguro de activar las opciones “No agregar espacio....” y “Tenga en cuenta el estilo del...”, pues son de mucha importancia en la carga y lectura integral de documentos de texto previamente creados en cualquier versión de Word.
      • Si usted usa las diferentes opciones de “Combinación de Correspondencia” y requiere su envió automático usando los servicios de correo electrónico , active las opciones respectivas en “OpenOffice.org Writer-Correo electrónico de Combinación de correspondencia”. Esta es una excelente alternativa para automatizar completamente procesos periódicos de circularización de información.
   7. Después de realizar los pasos anteriores es de suma importancia guardar dicho documento como plantilla usando el menú “Archivo-Plantillas-Guardar” en área de Mis Plantillas con el nombre “predeterminado” (no es necesario usar este nombre), terminando con el botón “Aceptar”. A continuación usando el menú “Archivo-Plantillas-Administrar”, dar “doble click” en Mis Plantillas, seleccionando el nombre “predeterminado” o el usado en el proceso anterior y desde el botón “Comandos”, activar la opción “Definir como plantilla predeterminada”. Esta operación conservara en este documento, TODAS las opciones y definiciones realizadas en los pasos anteriores, de tal manera que cuando el usuario “Abra un nuevo Documento de Texto” , encontrará predefinidas de manera permanente las opciones a las que se encontraba acostumbrado “...a ver en su interacción regular con Word de Microsoft ...”
3. Ahora “Abra” una nueva hoja de calculo, y active en su orden (no siempre será necesario), las siguientes opciones y características.
   
   1. Del menú principal “Formato-Celdas”, seleccionar en sus respectivos formularios la fuente y tamaño usados previamente en Excel de Microsoft.
   2. En el menú principal “formato-Pagina” definir todas las opciones antes presentadas en el menú principal de Excel “Archivo-Configurar pagina”, haciendo esta presentación exactamente igual a las usadas previamente por el usuario.
   3. Después de realizar los pasos anteriores es de suma importancia guardar dicha hoja de calculo como plantilla usando el menú “Archivo-Plantillas-Guardar” en área de Mis Plantillas con el nombre “predeterminado” ( este “predeterminado” es diferente al creado anteriormente en Configuración de los documentos de texto), terminando con el botón “Aceptar”. A continuación usando el menú “Archivo-Plantillas-Administrar”, dar “doble click” en Mis Plantillas, seleccionando el nombre “predeterminado” o el usado en el proceso anterior y desde el botón “Comandos”, activar la opción “Definir como plantilla predeterminada”. Esta operación conservara en este documento, TODAS las opciones y definiciones realizadas en los pasos anteriores, de tal manera que cuando el usuario “Abra una nueva Hoja de Calculo” , encontrará predefinidas de manera permanente las opciones a las que se encontraba acostumbrado “...a ver en su interacción regular con Excel de Microsoft ...”
   4. En el menú principal de Calc, “herramientas-Opciones” realizar los siguientes ajustes:
      • En “OpenOffice.org-Calc-General” en el área de “Configuración de entradas”, activar las opciones “extender Formato” y # expandir referencias al insertar filas/columnas en los bordes”. Estas opciones integraran automáticamente las filas/columnas insertadas en los extremos de cualquier área previamente definida, adicionando de manera inmediata no solo sus formatos sino sus características de color, forma, bordes, fuentes ,etc.
      • En “OpenOffice.org-Imprimir”, activar ambas opciones en las áreas de “Paginas” y “Hojas”. Esto no solo eliminará del proceso de impresión “...todas las hojas vacías ...”, sino que también imprimirá “...solo las hojas seleccionadas ...”, de la misma manera que lo hace Excel de Microsoft.

Conclusión Fase de Configuración :

Este proceso también luce bastante engorroso y difícil de realizar, sin embargo su potencial y logros reales son tan importantes que realizarlo siempre redundará en beneficios supremos para procesos serios de migración. Además solo se realiza por una sola ocasión.

A partir de esta nota empezare a remitir algunos tips importantes que nuestro producto desarrolla y ejecuta de manera excelente y que en todos los casos representan funcionalidades superiores o inexistentes en cualquier versión de Microsoft Office.

Pueden encontrarlos en: http://www.esnips.com/web/superopenofficetips

Luis E. Vasquez