Registrar una base de datos en OpenOffice.org

En OpenOffice.org se entiende por registrar una base de datos, el hacerla disponible para los diferentes programas que integran la suite ofimática.

Podemos registrar casi cualquier tipo de base de datos, en diferentes formatos: hoja de cálculo, texto CSV, dBase, Access, Oracle, y, en general, cualquier base de datos accesible mediante ODBC o JDBC.

Una vez registrada la base de datos podemos utilizar los datos para crear mailings o analizarlos mediante el piloto de datos (tablas dinámicas).

En la versión 2.0 del programa se ha implementado una nueva aplicación denominada Base, un gestor de base de datos con su propio motor SQL. Base aspira a ser un equivalente para OOo del popular MS-Access.

Con Base podemos crear archivos de base de datos que:

• Gestionen directamente los datos gracias a su motor de base de datos relacional HSQLDB

  o bien,

• Establezcan una conexión con una base de datos externa

En cualquiera de los dos datos, Base permite diseñar tablas, establecer relaciones, crear vistas y consultas y crear formularios e informes, dependiendo de las posibilidades de la base de datos accedida. Por ejemplo, en bases de datos basadas en hoja de cálculo no podemos crear consultas que relacionen varias tablas.

En versiones anteriores de OpenOffice.org podíamos registrar directamente cualquiera de estas bases de datos externas en el programa, pero desde la implementación de Base, necesitaremos crear un archivo Base (con extensión .odb) que establezca la conexión con el origen de datos (de forma parecida a los orígenes de datos DSN que debemos establecer para conectarnos desde otros programas mediante ODBC en Windows).

Para el ejemplo que sigue consideraremos una hoja de Excel, ubicada en el escritorio y denominada “datos.xls” que contiene los datos de una lista de contactos.

En primer lugar, crearemos un nuevo archivo Base con el menú Archivo -> Nuevo -> Base de datos.

 

 

En el asistente emergente, seleccionaremos “Conectar con una base de datos existente” y en el desplegable optaremos por “Hoja de cálculo”

 

 

Pulsando el botón “Siguiente” podremos seleccionar nuestra hoja de cálculo.

 

 

En el tercer y último paso del asistente, escogeremos la opción “Sí, registrar la base de datos” y desactivaremos “Abrir la base de datos para editar” por no ser necesaria en este momento.

Tras pulsar “Finalizar”, un diálogo nos pedirá el nombre y ubicación para el nuevo archivo de base de datos.

En el ejemplo que estamos siguiendo la hemos denominado “datos” y la hemos ubicado en el Escritorio, que ahora contendrá dos archivos:

• “datos.xls”, la hoja de cálculo que contiene los datos que utilizaremos

• “datos.odb”, el archivo Base que establecerá la conexión con los datos desde OOo

Ahora ya tenemos nuestra base de datos registrada para usarla desde OpenOffice.org con cualquier propósito.

Para registrar o des-registrar manualmente un archivo .odb de base de datos, lo podemos hacer en Herramientas > Opciones > OpenOffice.org Base > Bases de datos.  Eliminar el registro, tan sólo eliminará la conexión, no el archivo de base de datos.